複合機.jp編集部です。無事に複合機・コピー機の導入が決まったらあとは搬入と設置をするだけ。しかし、どこに設置をするのか？そもそもインターネットは開通しているのか？準備するべきことがあります。この記事では準備すべきポイントを解説していきます。

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複合機・コピー機の「搬入」「設置」の段取りを確認

複合機・コピー機の搬入の際の注意ポイント

まず、複合機の重量は50kgから100kg程度であり、機種によっては100kgを超えてくるものもあります。したがって、基本的に搬入は業者にお願いをします。

その業者は自社で用意する必要はなく、メーカー側で手配をしてくれます。

基本的な料金相場としては5万円程度。レアケースではありますが、搬入経路が確保できない場合にはクレーンで吊り上げて搬入するなどの方法も。その場合は通常よりも追加料金がかかってしまいます。

業者におまかせではありますが、自社として搬入にあたり注意すべきことは以下の2つです。

・ビル管理者との連携
・業者と搬入タイミングの調整

「ビル管理者との連携」について、入居しているビルとの契約によっては「搬入時に養生が必要である」「代車をつかってはいけない」などの条項が存在する可能性があります。ビル管理者と業者の間に入ってコミュニケーションするのも良いですが、早めのタイミングで両者を接続しておくことで当日の段取りがグッと楽になります。

次に「業者と搬入タイミングの調整」について、業者次第ではありますが基本的に搬入タイミングは「X月Y日の午前」など時間帯はざっくりとした指定になります。したがって、社内であまり会議が入っていない時間などを指定するのが良いでしょう。

複合機・コピー機の設置の際の注意ポイント

搬入をすることができたら「設置」です。

「設置」と言えども、設置して終わりではなく、その後の設定・動作確認まで含めて業者は行ってくれます。時間にしておおよそ1時間から2時間程度を見積もっておくと良いでしょう。

設置場所に関しては1平方メートル程度あれば問題無いと以前の記事で説明しましたが、その他の注意事項としては以下の通りです。

・水平な場所であること
・高温多湿な場所は避けること
・直射日光が当たる場所は避けること
・電源と通信回線を確保することができる場所であること

そして、メーカーや業者からも案内がありますが、自社としては必ず以下の準備をしましょう。

・インターネット回線が開通していること
・LANなどを自社で事前購入しておくこと
・ファイアーウォールの設定をしておくこと

「インターネット回線が開通していること」について、新規開業の事業所である場合に注意してください。ネット開通工事が複合機の搬入に間に合わず、複合機の設定を完了できないことがあります。

「LANなどを自社で事前購入しておくこと」について、どういったタイプのものを購入すれば良いか、事前に業者ないしはメーカーの指示を仰ぎましょう。

「ファイアウォールの設定をしておくこと」について、当日の設定で最もバタつくところです。ファイアウォールはセキュリティ対策の一種であり、総務または情シス担当者に「複合機が利用できるようにファイアウォールの設定をしてほしい」と必ず事前に相談を行いましょう。

従業員へ複合機・コピー機の「周知」をスムーズに

「搬入」「設置」まで来たら、ようやく従業員に複合機を利用してもらうことができます。

ここまで色々と複合機について調査したり、相見積もりを取ったり、メーカーや業者と調整したりと多くの時間を割いてきたかと思います。それも会社の生産性向上のため。最後に、従業員に正しく複合機を利用してもらうための「周知」までもう一踏ん張りしましょう。

「周知」にあたって、必要なものはマニュアルです。具体的には以下のような内容を用意すると良いでしょう。

・今回導入した複合機でできること（プリント、スキャン、FAXなど）
・利用に際して専用ドライバをインストールすること（ドライバインストールページのURL記載）
・各機能の基本的な操作画面
・印刷にあたり注視すべきこと（基本的には両面印刷する、モノクロ印刷にするなど）

そして、周知のタイミングとしては1ヶ月前、1週間前、当日と数回に分けてアナウンスをすることで現場も混乱が無く、スムーズに利用をすることができるでしょう。

「複合機.jp」では複合機・コピー機の本体価格は無料です

オフィス向け複合機・コピー機の搬入・設置における注意ポイントについてご説明しました。

搬入に関しては基本的にメーカーと業者にお任せであるものの、ビル管理者との調整や搬入タイミングの調整などを抜け漏れなく行いましょう。

そして、設置に関しては特に「ファイアウォールの設定」でバタつくことがほとんどです。事前に総務ないしは情シスの方としっかりと連携さえできれば防ぐことができますので、こちらも抜け漏れなく実施しましょう。

最後に、複合機.jpでは、シンプルでストレスフリーに導入できる本体無償・トータルコスト最安級の複合機・コピー機の提供を行っています。

具体的には、サイネージ複合機という全く新しいビジネスモデルで本体無償レンタルを実現し、お客様の手間とトータルコストの削減を実現するサービスを提供しています。

複合機.jpのサイネージ複合機は、広告収益で本体費用を無償化しているため、一般的な無償レンタルとは異なり、運用保守料金を高く設定する必要がありません。

そのため、複合機.jpのサイネージ複合機は本体無償にも関わらず、運用保守を含めたトータルコストも最安級を実現しています。 

複合機の導入を検討されている方は、ぜひ複合機.jpまでお問合せください。

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次回：え、高い…！複合機・コピー機のカウンター料金を節約する方法と考え方

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