複合機.jpマガジン 2023.01.11 複合機・コピー機のハウツー なんで！複合機・コピー機の相見積もりの結果が高い理由とコスト削減方法
複合機.jp編集部です。複合機・コピー機を導入しようと決心し、相見積もりを取ったところ予想外に高かったということはないでしょうか。この記事ではその理由とどのようにしてコストを削減していくかを解説していきます。
モノクロ社長：ベンチャー社長。3年前に起業し、従業員は30名と順調に成長中！
カラーさん：モノクロ社長の前職の先輩。面倒見が良く、モノクロ社長の起業後もたまに会っている
カラーさああああん
あら、モノクロ社長どうしたの？
この前、色々と教えていただいて、それを踏まえて相見積もりを取ってみたんですよ。
良いじゃない。どうだったの？
それがですね。想定よりも数十万も高かったんです……
うーん、なるほどね。ちょっと詳細について教えてもらっても良いかしら。
すいません……！よろしくお願いいたします！
オフィス向け複合機・コピー機は低速機から検討する
まず、復習ね。オフィス向け複合機の料金体系は覚えてる？
もちろんですよ！本体費用と保守運用費用ですよね！
そう、正解。まずは本体費用から見ていきましょう。
本体費用は一般的に1台当たり50万円〜200万円程度かかるの。この金額に幅がある理由は覚えてる？
えーと、複合機のグレードでしたっけ……？
そう。具体的には印刷速度で、高速機・中速機・低速機の3つ。月に8,000枚以上印刷するのであれば高速機が最適だと言われているわ。
なるほど！目安の印刷枚数は9,000枚で出したので、確かに見積もりにも「高速機」で提案が来てますね！
9,000枚ね。ちなみに、どういう風に計算したの？
こんな感じで計算しました！
– 営業日数は20日
– 外勤営業が1日3件往訪する
– 都度1部15ページの紙の説明資料を渡す
– 該当の業務を行う外勤営業が10名
なるほどね。そうしたらおすすめは「本当に低速機ではダメなのか？」を考えてみることかしらね。
え……でも、早い方が良くないですか？高速機と低速機だと1分間あたりの印刷枚数が倍くらい違いますし……
それはそうね。でも、リアルに使うシーンを考えてみて。みんなが行列を作って同じタイミングで印刷するなんてことあるかしら？
うーん、それは無いかもです！もしそうだとしても、例えば事前に余分に資料を印刷するとかちょっとした工夫でも案外なんとかなる気もします。
良い工夫ね！この後は会話が長くなってしまうので、残りの説明は地の文で説明していくわね。
はい！（出た、地の文……！）
オフィス向け複合機・コピー機のグレードを再確認
改めて、オフィス向け複合機のグレードは高速機・中速機・低速機の3つで、一般的に1台当たり50万円〜200万円程度の金額です。
金額に幅は1分間に印刷できるスピードが理由で、スピードの速い順から以下の通りです。
1．高速機：1分間で60枚の印刷が可能
2．中速機：1分間で40枚から50枚の印刷が可能
3．低速機：1分間で30枚程度の印刷が可能
そして、一般的な本体費用の目安は以下の通りです。
・8,000枚未満の場合：低速機または中速機で、1台あたり数十万円〜180万円程度の本体費用
・8,000枚以上の場合：高速機が最適で、1台あたり200万円程度の本体費用
低速機で賄うための工夫をまずは検討すること
販売会社としてはグレードの高いものを販売するインセンティブが強くなる傾向にあります。なぜなら、グレードの高いものほど利益率が高いからです。
多くの販売会社では印刷枚数が多い場合、高速機をおすすめしてくるでしょう。確かに、一見すると高速機は1分間に印刷できる速度が早いため、効率的に作業ができるようになると考えられます。
しかし、カラーさんが言ったように、リアルに利用シーンを考えた時に、従業員が同じタイミングで複合機の前に行列を作って印刷待ちをするなんてことはあるでしょうか。それであれば、計画的に資料を少し多めに印刷してストックするなどのちょっとした工夫で事足ります。
一方で、そういった事態が頻繁に発生してしまうようであれば、高速機を1台ではなく、低速機を2台導入した方がコスト削減につながり、業務効率も向上する可能性があります。
印刷枚数が多いから高速機を導入するのではなく、どのように利用するかを考えて低速機の導入から検討することをおすすめします。
カスタマイズの必要な高度なオプションは付けない
ありがとうございます！おっしゃる通りすぎてぐうの音も出ないです……
今だとテレワークの従業員も多いし、そもそもペーパーレスを宣言している会社もあるくらいだしね。印刷枚数でなく、利用シーンで複合機のグレードは決めていきましょう。
それだと、結構コストカットできるイメージが湧いてきました！あとはこれですね、オプション機能の費用です……！
あるあるね。どんなオプション機能を付けようとしているの？
よくぞ聞いてくれました！こんな感じです！
– ホチキス機能
– 社員証でのコピー管理機能
– Active Directory認証機能
– クラウドストレージとの連携機能
– ファイルサーバーとの連携機能
教えてくれてありがとう。でも、あえて聞くわね。その機能、本当に必要なのかしら？
え……？だってホチキスは自動でやってくれた方が楽だし、誰がどのくらい印刷したかのログも取っておきたいですし。
言いたいことは分かるわよ。便利よね。綺麗にホチキス止めしてくれるし、誰が印刷を何枚したかも分かるし、社員ごとに使える機能制限をしたりの管理もできるし。でも、考えてみて。それでいくらかかるの？
う……！月額費用として1ユーザーあたり数百円から数千円程度です。
それだけ？
ばれた……！加えて、初期構築費用として数百万円程度が発生するとのことです。
そうよね。あと、もう1つ考えるべきは将来的な入れ替えの可能性のことよ。
どういうことですか？
オプション機能を利用する場合、次の入れ替えタイミングで他メーカーへの入れ替えハードルが上がってしまうの。だから、下手するとベンダーに依存してコストが下がらない「ベンダーロックイン」の状況に陥ってしまう可能性があるわ。
確かにです……！そういった先々のことまで検討できていませんでした。
もちろん、オプション機能が便利なことには間違いないわ。だけど、ペーパレスやテレワークが広がる中で、本当に費用対効果に見合う利便性・生産性向上があるか。冷静になって考えてみて。
ありがとうございます！複合機導入するということで少しテンション上がっていたかもです。冷静になって今一度考えてみますね！
「複合機.jp」では複合機・コピー機の本体価格は無料です
オフィス向け複合機・コピー機の選び方、コスト削減方法についてご説明してきました。
最後に、複合機.jpでは、シンプルでストレスフリーに導入できる本体無償・トータルコスト最安級の複合機・コピー機の提供を行っています。
具体的には、サイネージ複合機という全く新しいビジネスモデルで本体無償レンタルを実現し、お客様の手間とトータルコストの削減を実現するサービスを提供しています。
複合機.jpのサイネージ複合機は、広告収益で本体費用を無償化しているため、一般的な無償レンタルとは異なり、運用保守料金を高く設定する必要がありません。
そのため、複合機.jpのサイネージ複合機は本体無償にも関わらず、運用保守を含めたトータルコストも最安級を実現しています。
複合機の導入を検討されている方は、ぜひ複合機.jpまでお問合せください。
次回：いよいよ！複合機・コピー機の搬入・設置時の注意ポイントは？
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