複合機.jp編集部です。いざ複合機を導入してみたらカウンター料金が想像以上に高かったなんてことはないでしょうか？この記事では、月々のカウンター料金を節約するための方法やその考え方を解説していきます。

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モノクロ社長：ベンチャー社長。3年前に起業し、従業員は30名と順調に成長中！

カラーさん：モノクロ社長の前職の先輩。面倒見が良く、モノクロ社長の起業後もたまに会っている

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カウンター料金は印刷枚数×印刷単価

改めて、カウンター料金は複合機の保守運用費用でありトナーやメンテナンス費用なども含まれています。

そして、どう金額が決まるのかというと「印刷枚数×印刷単価」となります。

まず、印刷単価に関しては、導入時にメーカーや代理店と話し合って決めるものであり、一般的な相場は以下であると言われています。

• モノクロの場合1枚あたり、0.5円から10円
• カラーの場合1枚あたり、8円から100円

したがって、短期的に節約のために自分たちでコントロールできる部分は「印刷枚数」しかありません。

「どうしたら、印刷枚数を減らすことができるのか？」を考えていきましょう。

印刷枚数を減らすための3つの視点

1つ目：印刷時のヒューマンエラーを無くすこと

「間違って印刷してしまった」ことが無い人は恐らくいないのでは無いでしょうか。

もちろん、人間である以上ミスをしないことなんてありません。しかし、どうしたらミスをしてしまう確率を下げることができるのか？を考えることが大事です。

そのための方法をいくつか紹介していきます。

そもそも印刷しない。紙の電子化

当たり前ですが、印刷をするからカウンター料金が上がってしまいます。そこで、「そもそも印刷をしないといけないのか？」ということから考えていきましょう。

すぐにできることは今まで印刷していた紙の資料を、印刷ではなくスキャンし、PDFなどの形式で社内共有を行うことです。

スキャンであればカウンター料金に計上されることはありません。そして、社会的にもペーパーレス化は進んでおり、紙文書を電子化することの恩恵は大きいです。

印刷する前に確認。プレビュー機能

現在では多くの複合機に搭載されているプレビュー機能を使いましょう。

ファイルの選択ミスや印刷したい範囲の指定ミスなどはよくあることです。

急いでいる時には煩わしく感じるかもしれませんが、確認時間は10秒ほど。間違って印刷してタイムロスをしてしまうよりも、少しの確認時間を取ったほうが生産的でしょう。

2つ目：デフォルトの印刷設定を変えること

ヒューマンエラーが発生する確率を減らすとともに、そもそもの印刷設定でミスが生じないようにしていきましょう。

複合機自体で設定するものと、個人のパソコンで設定するものがあります。

FAXは印刷せずに受信だけ

複合機にFAX機能をつけており、受信した場合に自動的に印刷される設定になっていませんか？

このFAXによる印刷も通常と同じく印刷枚数としてカウントをされてしまいます。

もちろんFAXの中には注目すべき情報があるかもしれません。しかし、思い切って「受信だけ」する設定として、自動的に印刷されない設定に変更してみましょう。

カラー印刷ダメ絶対。モノクロ印刷で設定

印刷時にデフォルトの設定がカラー印刷になってしまっている場合があります。そのままうっかり印刷してしまうと、非常に高くつきます。

そこで、印刷時のデフォルトの設定をカラー印刷ではなく、モノクロ印刷に変更を行いましょう。

この設定をするだけでかなりの節約をすることができます。

3つ目：印刷方法の工夫をすること

メーカにもよりますが、複合機には非常に便利な機能が搭載されています。

今回は2つだけの紹介ですが、複合機.jpではInstagramで複合機・プリンターの小技を紹介していますので、ご興味のある方はご覧ください。

2枚を1枚、4枚を1枚に。集合印刷

印刷枚数を減らすために鉄板ネタの集合印刷。

2枚を1枚にすればコストは半減、4枚を1枚にすればコストは75%減と効果はてきめんです。

「集合印刷」について詳細を知りたい方はInstagramをご確認ください。

複合機にテンプレ登録。リテンション

よく印刷するファイルを毎回転送するのは手間ですし、どこかでミスが発生してしまいます。

そこで、便利なのがリテンション機能。頻繁に印刷するファイルを複合機にテンプレのような形で登録をすることができます。

「リテンション」について詳細を知りたい方は同様にInstagramをご確認ください。

「複合機.jp」では複合機・コピー機の本体価格は無料です

月々のカウンター料金を節約するための視点と具体的な方法を解説しました。

改めて視点としては以下の3つ。

1. ヒューマンエラーを無くすこと
2. デフォルトの印刷設定を変えること
3. 印刷方法の工夫をすること

そしてこういった視点や方法と同じくらい、実際に利用する従業員の理解を得ることも重要です。なぜカウンター料金を節約したいのか？そこからしっかりと説明し、コミュニケーションを図っていきましょう

最後に、複合機.jpでは、シンプルでストレスフリーに導入できる本体無償・トータルコスト最安級の複合機・コピー機の提供を行っています。

具体的には、サイネージ複合機という全く新しいビジネスモデルで本体無償レンタルを実現し、お客様の手間とトータルコストの削減を実現するサービスを提供しています。

複合機.jpのサイネージ複合機は、広告収益で本体費用を無償化しているため、一般的な無償レンタルとは異なり、運用保守料金を高く設定する必要がありません。

そのため、複合機.jpのサイネージ複合機は本体無償にも関わらず、運用保守を含めたトータルコストも最安級を実現しています。 

複合機の導入を検討されている方は、ぜひ複合機.jpまでお問合せください。

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次回：【印刷できない】複合機・コピー機が故障した時に確認すべき原因5つと直し方

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