複合機.jp編集部です。この記事では、オフィス向け複合機・コピー機を新たに購入・導入しようとしている方向けに「選び方」を伝えます。

オフィス向けの複合機・コピー機はメーカーや機種、リース・レンタルなどの導入方法によって、最終的な金額が数十万〜100万円以上と高くなってしまう場合があります。

業者に依頼する前に、複合機・コピー機の選び方・コスト削減につながる考え方を押さえ、オフィスに最適で、最も安い複合機の導入をしましょう。

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モノクロ社長：ベンチャー社長。3年前に起業し、従業員は30名と順調に成長中！

カラーさん：モノクロ社長の前職の先輩。面倒見が良く、モノクロ社長の起業後もたまに会っている

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オフィス向け複合機・コピー機とは

オフィス向け複合機・コピー機の費用

オフィス向け複合機・コピー機の本体費用

本体費用はメーカーや機種の性能にもよりますが、一般的に1台当たり50万円〜200万円程度かかります。

金額に幅がある理由として、オフィス向けの複合機・コピー機では1分間に印刷できるスピードによって大きく単価が変わるためです。スピードの速い順から以下の通りです。
1．高速機：1分間で60枚の印刷が可能
2．中速機：1分間で40枚から50枚の印刷が可能
3．低速機：1分間で30枚程度の印刷が可能

一般的な本体費用の目安は以下の通りです。
・8,000枚未満の場合：低速機または中速機で、1台あたり数十万円〜180万円程度の本体費用
・8,000枚以上の場合：高速機が最適で、1台あたり200万円程度の本体費用

また、オプション機能でコピー・スキャンを効率的にするADF機能やホチキス機能、社員証でのコピー管理やクラウド連携機能などを付け加えると、本体費用に加えて1台あたり数十万円程度のオプション料金が加算されます。

オフィス向け複合機の運用保守費用

運用保守費用はコピーチャージやコピーカウンターとも呼ばれており、「1枚あたりの印刷単価×印刷枚数」で計算されます。

一般的にモノクロの場合1枚あたり0.5円から10円、カラーの場合1枚あたり8円から100円であると言われています。そのため、月に3,000枚程度印刷する企業の場合は、運用保守費用としておしなべると1万円から3万円程度がかかるイメージです。

一見するとオフィス向け複合機・コピー機の運用保守費用は、家庭用プリンターより高いと思われるかもしれません。

しかし、オフィス向け複合機・コピー機の運用保守料金にはトナーと呼ばれる紙に色を付けるための消耗品や、メンテナンス作業・通常故障の修理対応などが含まれます。したがって、通常の家庭用プリンターよりもコストパフォーマンスは良いと言えます。

注意点としては、本体費用が数十万円、運用保守費用がモノクロ0.5円、カラー8円という最安の単価になることはほぼありません。これらの価格帯はあくまで従業員が1万人以上在籍する大手企業で、複合機・コピー機を数百台購入し、毎月数万枚印刷するようなケースです。

失敗しないためのオフィス向け複合機の選び方

必ず相見積もりを取るようにする

改めて、メーカーによってデザインや操作方法などの細かな違いはあるものの、印刷機能自体はほぼ違いがありません。

そのため、オフィス向けの複合機・コピー機を安く仕入れたい場合は、販売会社の複数社コンペを実施して、相見積もりを取得すると良いでしょう。

事前に予算や導入時期、選定基準を明確にして、真摯に見積もり依頼をすることが最安コストの見積もりを貰うために重要です。

できるだけ印刷枚数を正確に示す

オフィス向け複合機・コピー機の場合、運用保守費用は「1枚あたりの印刷単価×印刷枚数」で計算され、以下が含まれます。
・メンテナンス/運用保守費用
・トナー交換費用

そのため、印刷枚数が少ない場合、1枚あたりのコストがどうしても高くなってしまうという特徴があります。

見積もり依頼をする際には、「1人あたりどれくらい印刷しそうか」を正しく計算し、把握することが必要になります。

例えば、以下のようなケースの場合であると月で9,000枚の印刷枚数となります。（20営業日換算）

・外勤営業が1日3件往訪する
・都度1部15ページの紙の説明資料を渡す
・該当の業務を行う外勤営業が10名

少ない枚数を伝えたり、実際よりも多めに伝えてしまうと、運用保守費用が高く設定されてしまうこともありますので、慎重に対応することをおすすめします。

一括購入だけではなく、リースやレンタル契約も視野に入れる

オフィス向け複合機・コピー機は本体費用が非常に高く、また運用保守料金やオプション料金も高額になりがちです。

一括で購入する場合、キャッシュアウトが大きく資金繰りに影響することに注意が必要です。そこで、国内ではリースで導入をされることがあります。

しかし、購入やリースの場合は固定資産税がかかります。複合機・コピー機は5年償却の固定資産で、固定資産税は1.4%となります。そのため、100万円の複合機・コピー機を購入した場合、初年度で1万4,000円の税金がかかってきます。

一方、一般的なレンタル契約の場合、初期費用を抑えて資産管理や固定資産税の支払いは不要になります。しかし、その分を販売会社は運用保守料金を高めに設定することで回収していることがほとんどのため、毎月のコストが大幅に上がってしまうことに注意が必要です。

複合機・コピー機の業者には問い合わせる前のチェックリスト

チェックリスト

複合機で欲しい機能は決まっている
・コピー：紙を印刷することができる
・スキャン：紙をスキャンしてPDF等でデジタルデバイスに保存できる
・プリンター：パソコンとデータを連携することができる

複合機の設置面積がある
・設置面積はおよそ1平方メートル

必要なオプション機能が決まっている
・ADF機能
・ホチキス機能
・社員証でのコピー管理
・クラウド連携機能

相見積もりをすることを理解している
・相見積もりを取ることで最終的なコストを押し下げることができます

目安となる月次の印刷枚数が計算できている
・保守運用費用は「印刷単価」×「印刷枚数」で決まるため、正確に印刷枚数の試算をしましょう

購入だけでなく、リースやレンタルという手段もあることを理解している
・購入やリースの場合、固定資産税がかかる
・レンタルの場合、固定資産税はかからない

「複合機.jp」では複合機・コピー機の本体価格は無料です

オフィス向け複合機・コピー機の選び方、コスト削減方法についてご説明してきました。

最後に、複合機.jpでは、シンプルでストレスフリーに導入できる本体無償・トータルコスト最安級の複合機・コピー機の提供を行っています。

具体的には、サイネージ複合機という全く新しいビジネスモデルで本体無償レンタルを実現し、お客様の手間とトータルコストの削減を実現するサービスを提供しています。

複合機.jpのサイネージ複合機は、広告収益で本体費用を無償化しているため、一般的な無償レンタルとは異なり、運用保守料金を高く設定する必要がありません。

そのため、複合機.jpのサイネージ複合機は本体無償にも関わらず、運用保守を含めたトータルコストも最安級を実現しています。 

複合機の導入を検討されている方は、ぜひ複合機.jpまでお問合せください。

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次回：なんで！複合機・コピー機の相見積もりの結果が高い理由と対策

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