複合機.jp編集部です。複合機の入れ替えを検討しており、具体的にどのような観点から検討していけばよいか悩んでいませんか。具体的な検討をして、最適な選択を取ることによって生産性の向上やコストの圧縮を目指したいものです。この記事では、複合機の入れ替えについて解説していきます。

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複合機・コピー機入れ替えのタイミング時期

複合機の入れ替えのタイミングは一般的に5年と言われています。もちろん、複合機が故障して必然的に入れ替えなければならないケースも存在します。ここでは、複合機の入れ替え事由となるタイミングについて説明します。

法定耐用年数と一般的使用期間

法定耐用年数とは、一般的に言われる使用期間ではなく、対象資産を使用できる期間であり、法律上定められた期間です。複合機は大型機械に分類され、大型機械の法定耐用年数は5年と規定されています。

そして、一般的な使用期間もこの法定耐用年数に準拠していることから、複合機の入れ替え時期が5年とされています。複合機は高価な商品であるため、どのメーカーでもバランスを取る見地から、使用期間を通常は5年と設定しています。

したがって、リース契約の5年という契約期間の満了が近づいてきていることが、複合機入れ替えのタイミングの時期となります。

300万枚の印刷

300万枚の印刷で複合機の使用期間が終了するとも考えられています。これは、印刷の枚数を一日1600枚換算で計算すると、約5年間かかるという結果からきています。300万枚の印刷数を過ぎれば複合機の入れ替え時期のタイミングとなることも一つの指針となります。

劣化による寿命

複合機は、ゴムや精密な部品を多用していることから、各部品の消耗や劣化によって使用期間は短くなります。複合機の寿命がくる実質的な例としては、印刷不良や紙詰まりです。これらの不調が目立ってくると、専門業者に修理の依頼をしながら使い続けることになります。

しかし、先ほど述べたように法定耐用年数の5年という見地から、5年以上の使用を継続していると、メーカー側からの修理用の交換部品の補てんや修理保証自体の対応が無くなるケースは多くあります。このため、新たな複合機の入れ替え時期のタイミングとなります。

複合機・コピー機入れ替えを検討する際のポイント

複合機の入れ替え時期を把握した次に押さえるべきポイントは、複合機を入れ替える目的や形式の理解です。また、契約期間が満了していないリース契約の解約や変更はどうなるのか。以下に説明していきます。

入れ替え目的の明確化

複合機を入れ替える目的を明確に設定しましょう。今後の生産性の向上やコストの削減を目指すためです。そのためには、現在使用している複合機の性能が高いのか、低いのかを日常の業務から把握する必要があります。例えば、生産性向上の面からは、印刷速度や画質、コストの削減面からは、カウンター料金の見直しや性能向上によるメンテナンスの軽減などが考えられます。今の会社に適した最適な機種を選定するため、目的から総合的に考慮しましょう。

複合機を入れ替える3つの形式

形式としてはリース契約、レンタル契約、そして中古複合機の購入の3つです。それぞれにメリット・デメリットがあるため、解説をしていきます。

リース契約のメリットとデメリット

リース契約は、複合機を導入している8割の企業が採用しています。そのことからも、多くのメリットがあります。リース契約の変更や更新でも、最新モデルの入れ替えが一般的であるため、性能が大きく向上して業務効率が上がり、故障リスクが少なくなる利点があります。また、故障リスクが低下するため、保守契約を再度見直すことによって経費の削減にも繋がります。

デメリットとしては、リース契約は使用年数を前提とした5年から7年程度の長期契約となるためその縛りを受け、解約できないことがあります。リース会社によって対応は異なりますが、契約途中に複合機の機種変更なども基本的には途中解約となることから、長期的な契約の拘束を受けるというデメリットがあります。

レンタル契約のメリットとデメリット

レンタル契約のメリットとしては、短い期間の契約であるため、長期的な契約期間の縛りがなく、手軽に契約できるというメリットがあります。イベント会場や工事現場など、短期の契約に向いている契約です。

デメリットとしては、レンタル会社が保有する複合機のみとなりますので、複合機の機種の選択ができないことにあります。また、レンタル会社が保有する複合機は、基本的に中古品です。そのため、長期的な使用を想定する会社での契約には向いていません。複合機の選択の自由がないことに、レンタル契約のデメリットがあります。

中古複合機購入のメリットとデメリット

中古の複合機を導入する最大のメリットは、破格の値段で購入できることです。一般的に最新の複合機の値段は、100万円はするものも存在します。しかし、その10分の1の値段で購入できるケースもあるため、導入費用を大きく削減できるメリットがあります。

デメリットとしては、中古品であるため、年式が古い機種が多く、故障した場合の部品供給の期限が切れていることがあります。また、故障対応自体もメーカーが対応するわけではなく、販売業者が対応することになります。カウンター保守に対応していないケースも存在し、スポット保守のみとなります。さらに、リース契約やレンタル契約と異なり、複合機の所有権も移転しますが、当然処分する費用も自社負担となります。

リース会社の変更や途中解約の注意点

契約期間満了前にリース契約の解除をする場合には、基本的に契約の途中解約という扱いであるため、違約金や残りのリース料金を支払う可能性があります。また、途中解約が実質上認められないケースも存在します。

契約時の契約内容を再度確認して、違約金などこちらが受ける不利益を十分に把握することに努めましょう。

これらの不利益を考慮しても、新しいリース契約を締結するメリットが大きくなるのかを再度確認する必要があります。

複合機・コピー機入れ替えの段階的手順

複合機の入れ替えのタイミングが到来し、いよいよ検討することになった場合には、どのような手順で進めていけばいいのでしょうか。ここでは、実際に複合機を選定して、会社に設置するまでの流れを紹介します。

複合機・コピー機を選定するための準備

複合機の入れ替えの目的を明確化しておくことは先に述べましたが、より具体的にどのような機能、性能を持った複合機を選ぶのかを考えておきましょう。例えば、月間のコピー枚数を把握することにより、推奨される機種が特定されてきます。

会社における複合機の必要な機能の把握も重要です。FAX機能やコピー機能がついていることは前提としても、スキャナ機能や無線LAN対応の有無などをあらかじめ押さえておくと、その後の見積もりの手続きがスムーズに進みます。

複数の競合社からの検討

飛び込みの訪問営業や知人の紹介など、複合機を選定するきっかけとなるのは様々です。自分で選定することも可能で、インターネットでの検索、メーカーや複合機を斡旋してくれるサービス会社も存在します。できるだけ多くの情報を得るため、多くの見積もりを集めましょう。すると、各メーカーの特徴や複合機の本体価格、保守契約の料金などの相場が見えてきます。それを基に複合機の導入予算を具体的に算出して、時間をかけて複合機の選定と契約するリース会社を選びましょう。

選定後の準備と確認事項

業者の選定ができたら、契約を行い、与信審査などが発生します。それらの手順を事前にしっかりと把握をすることが大事です。

契約内容の確認と締結

見積もりから比較して、契約する最適なリース会社が決定したら、契約内容を煮詰めて確認しましょう。本体価格の料金、毎月支払うリース料、カウンター料金、保守点検やアフターサポートの内容、選定した複合機の在庫確認、納入時期など多くの契約内容を慎重に確認して契約を締結して下さい。

与信審査の準備

複合機は高額な精密機械でリース契約は長期的であるため、契約締結前に、導入する当会社に十分な資金の有無を確認するための与信審査があります。この審査のために提出する書類として、会社の経歴書や財務諸表を求めるリース会社もあります。

また、会社内部においても社内の稟議や決裁に時間がかかってしまう可能性もあります。そのため、複合機の導入が明確に決定した時点で、これらの対策を事前にとっておくことが後の工程をスムーズにします。

電気回線工事の必要の有無

複合機の納入が遅れる一番の原因です。従来通りの電気回線が利用できるのであれば問題ないですが、無線LAN工事が必要となると、工事にかかる人員の確保や、工事の日時によっては、社内における通常業務との調整も必要となります。リース会社との契約内容を確認する際にこれらのことも確認しながら、その対応を検討しておきましょう。

複合機の納期の目安

複合機の納入完了までの期間は、通常、契約締結時から一週間程度とされています。最短納入を謳っている業者は多く存在しますが、実際は状況によるケースバイケースとなります。納入までに1ヶ月近くかかったという事例もあります。見積もりや契約内容から事前にできることを確認して、早めの対応をしておくことが重要となります。

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複合機・コピー機の入れ替えと対策について、具体的な方法を解説しました。

改めて具体的な内容としては以下の3つです。

1. 複合機・コピー機入れ替えのタイミング時期
2. 複合機・コピー機入れ替えを検討する際のポイント
3. 複合機・コピー機入れ替えの段階的手順

複合機の入れ替えは、生産性の向上やコストの削減を目指すための一つの要素です。リース契約の満了期間が近づいた場合、更新手続きの煩わしさから、最新モデルの導入をしておけばよいと思っていませんか。リース契約の見直しは、普段は意識しなかった経費の削減を達成することができます。そのため、複合機の入れ替えの検討や契約更新の際には、再度リース契約から見直してみましょう。

最後に、複合機.jpでは、シンプルでストレスフリーに導入できる本体無償・トータルコスト最安級の複合機・コピー機の提供を行っています。

具体的には、サイネージ複合機という全く新しいビジネスモデルで本体無償レンタルを実現し、お客様の手間とトータルコストの削減を実現するサービスを提供しています。

複合機.jpのサイネージ複合機は、広告収益で本体費用を無償化しているため、一般的な無償レンタルとは異なり、運用保守料金を高く設定する必要がありません。

そのため、複合機.jpのサイネージ複合機は本体無償にも関わらず、運用保守を含めたトータルコストも最安級を実現しています。 

複合機の導入を検討されている方は、ぜひ複合機.jpまでお問合せください。