複合機.jp編集部です。突然の複合機の故障によって業務に支障をきたすことってありませんか。一刻も早く故障の原因を探り、自分で直すか、業者を呼ぶなどの対応をして、すぐに本来の業務に復帰したいですよね。そして、今後はこのようなトラブルを避けるための対策もとっておきたいものです。この記事では、複合機のトラブルについて解説していきます。

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複合機・コピー機の故障を防ぐ運用・保全方法

複合機・コピー機が故障した場合の確認事項

複合機・コピー機が故障したと思った場合、そもそも使用者は専門家ではないため、即座に専門家である業者に連絡したい気持ちになるのは当然です。

しかし、複合機・コピー機のトラブルは、意外と簡単に解消できるケースが多く存在します。結果的に業者を呼ぶ必要がなかったケースもあるため、まずは自分で複合機・コピー機の現状を把握することに努めましょう。

基本的事項の確認

複合機・コピー機の不具合が発生するケースは、以下の通りです。落ち着いて1つ1つ確認をしていきましょう。

紙詰まり

故障となるケースとして、一番多い原因が紙詰まりです。異なる用紙のサイズや湿気による用紙の重なりでの紙詰まりが故障の原因となります。紙詰まりとなっている箇所を特定して、慎重に抜き取りましょう。

LANケーブルの接触不良、電源やコードの確認

次に多いとされているケースがコードの接触不良です。そもそも複合機の電源が入っていない場合や、電源コード、LANケーブルの接触不良などによって複合機が作動していないことが原因となっています。改めて、ケーブルやコードの接触部分を確認してみましょう。

IPアドレスの相違

複合機はIPアドレスを辿り、パソコン上で印刷指示することによって作動します。このIPアドレスの変更があった場合には、複合機は作動しません。したがって、IPアドレスの変更の有無を確認してみましょう。

用紙やインクが足りているかを確認

用紙やインクが足りていない場合は当然、複合機は作動しません。複合機から用紙やインク不足の表示がないか確認してみましょう。

ガラス面の汚れ

ガラス面がほこりなどで汚れている場合、印刷された用紙に黒い線などが入り、従来の綺麗な印刷はされません。柔らかい布でガラス面の汚れを拭き取りましょう。

自分が複合機を使うときだけ調子が悪い

他の人は通常通り使用できているのに、自分が使用するときだけトラブルが多い場合は、残念ながらその原因は使用者である可能性が高いです。

普段から、落ち着いた丁寧な操作を行う必要があります。

複合機は他人のパソコンと共有して作動しています。すぐに反応しないからといって、パソコンの印刷開始ボタンを何度もクリックしたり、複合機ボタンを何度も押さないようにしましょう。

自分が使う前に他の人が使用していたというケースでは、使用していた人の気分を害さないように聞いてみることも一つの手段です。たとえ不具合が他の人の使用方法に原因があったとしても、適切なコミュニケーションをとって、複合機のトラブル解消に努めましょう。

基本的事項の確認を終え、それでも解消しなければ業者に連絡

複合機・コピー機は精密機械であるため、機械本体や回線関連で故障してしまったと勘違いすることもあります。不具合が起きた場合は落ち着いて基本的な事項を確認していき、それでも解消しなければ、自身で分解などせず、専門業者に連絡をとりましょう。

複合機・コピー機の直し方の注意事項

基本的事項の確認を行い、自分たちで直せそうか？をしっかりと見極めましょう。以下では、自分たちで直す場合と業者に依頼をする際の注意事項を説明します。

自分たちでマニュアル（取扱説明書）記載に沿って直す

自分で故障を直す場合の注意点として、マニュアル通りの手順に沿って作業する必要があります。

具体的な例として、上記に述べた紙詰まりの場合、側面カバー付近での詰まりを解消するには、カバーを外す手順から記載通りに行う必要があります。無理に他の部分を外そうとすると事態を悪化させる原因となります。複合機は精密機械ですので、決して素人判断はせずにマニュアル通りの手順に沿って慎重に作業を進めて下さい。

そもそも、複合機のマニュアルは、購入した際に冊子で付属しているか、購入したメーカーのホームページからダウンロードできます。現在、マニュアルが手元にない場合には、複合機のメーカーや機種、型番などを確認して、各メーカーに問い合わせてみて下さい。普段とは異なる操作方法の確認や故障した時のために、日常から複合機の近くに備えて置くことも重要です。

また、業者に連絡を取る場合であっても、利用者の協力があれば、業者との電話対応で解決できるトラブルも多くあります。簡単な知識で解決するケースもありますので、業者がすぐに来れないことや費用の面でもストレスが解消されます。

業者に修理を依頼する場合

業者に修理を依頼する場合、専門的な不安はありません。しかし、故障した複合機が復旧するまでの時間やその費用は画一的ではないことを理解しておく必要はあります。

業者との保守契約を結んでいる場合には、故障の際の修理依頼による内容は、費用も含めて、ある程度契約によって規定されています。当然、故障程度によって修理にかかる日数は異なるため、確定的なことは言えませんが、早急な対応による即日復旧は難しいとされています。

また、突然の故障に迅速対応を謳っている修理業者においても、故障程度によりますが、即日復旧は一般的に難しいとされています。また、保守契約がないことから、費用の面では思わぬ出費がかかることがあります。

費用内容の詳細としては、派遣料、技術料工賃、部品代と計算されますので、修理の前に必ず見積もりを出してもらうようにしましょう。もちろん、故障程度を見て、見積もりを出してもらうための出張費用自体もかかることがあります。

複合機・コピー機の故障を防ぐ事前対策

自分たちで直すにせよ、業者に依頼するにせよ、金銭的にも時間的にもコストが発生します。そのため、「そもそも故障をしないように」という意識が重要です。事前にできる対策を説明していきます。

適切な使用方法と日常的な点検

日常から複合機を大切に扱うことはもちろんですが、故障しないための使用やメンテナンス方法は、通常マニュアルに記載されています。

例えば、故障原因となる湿気による紙詰まりについては、普段からの用紙の適切な保管場所が記載されています。また、印刷の不具合を防止するために、ガラス面の汚れをふき取ることも日常から行動できることです。

マニュアルに記載されていない事項でも、定期的な保守点検にくる専門業者に使用方法やメンテナンス方法を聞いておくことも複合機を保全するための手段として有効です。

マニュアル化して社員に周知

複合機の適切な使用方法や日常的な点検をマニュアル化して社員に通知しておくことも重要です。通常複合機の使用は、社員全員が使用するものであるため、特定の社員のみがマニュアルを熟知して行動しても、将来的な故障の予防とはなりません。複合機を大切に扱うという社員全員の意識の高さが問題となります。

故障を想定とした事前準備

複合機が故障した場合の担当部署や担当者が備わっているならば、今後の対応を再確認すべきです。また業者との保守契約の内容を再度見直して、点検頻度、故障の場合の対応時間や費用などを新たに規定しておくことも今後の素早い対応の鍵となります。

会社に担当部署や担当者が備わっていない場合は、複合機の保全を他人任せにせず、社員全員が簡単なトラブルは使用者側で解決できるように、スキルや知識を身に着けて置くことも今後の迅速な対応の手段となります。

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複合機・コピー機の故障原因と今後の対策について、具体的な方法を解説しました。

改めて具体的な内容としては以下の3つです。

1. 複合機・コピー機が故障した場合の確認事項
2. 複合機・コピー機の直し方の注意事項
3. 複合機・コピー機の故障を防ぐ事前対策

普段の忙しい業務に追われて、複合機・コピー機などの精密機械のマニュアルを理解しておくことは大変な労力を伴うかもしれません。しかし、それを怠った結果、不測の事態が発生したときに対応できず、本来の業務に重大な支障をきたすことも考えられます。こうした事態を招かないためにも、普段からの使用方法から見直して、円滑な業務ができることを心がけましょう。

最後に、複合機.jpでは、シンプルでストレスフリーに導入できる本体無償・トータルコスト最安級の複合機・コピー機の提供を行っています。

具体的には、サイネージ複合機という全く新しいビジネスモデルで本体無償レンタルを実現し、お客様の手間とトータルコストの削減を実現するサービスを提供しています。

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そのため、複合機.jpのサイネージ複合機は本体無償にも関わらず、運用保守を含めたトータルコストも最安級を実現しています。

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次回：【具体的に解説】失敗しない複合機・コピー機の入れ替え時期と押えるべきポイントとは？

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